Título del puesto: Gestor de oficina
Resumen del puesto:
Buscamos un Office Manager altamente organizado, fiable y centrado en el cliente para
Apoyar las operaciones administrativas diarias y ayudar a que nuestro equipo funcione de forma eficiente. Este puesto es
responsable de gestionar las llamadas entrantes, coordinar los horarios de las inspecciones y
trabajo de remediación, gestión de correspondencia por correo electrónico, apoyo a cuentas a pagar
y procesos de cobranza, realización de llamadas de seguimiento y asistencia a la dirección con el inventario
Seguimiento y pedidos.
El candidato ideal es detallista, profesional y capaz de comunicarse claramente con
clientes, proveedores, miembros del equipo y liderazgo.
Responsabilidades clave
Apoyo Administrativo y de Oficina
El Gestor de Oficina actuará como punto de contacto central para las operaciones de la oficina y ayudará
asegurar que las tareas de comunicación, programación y administración se gestionen correctamente y
eficientemente.
Las responsabilidades incluyen:
● Contestar y dirigir llamadas entrantes de manera profesional y cortés.
● Responder a consultas de clientes, proveedores y equipos internos por teléfono y correo electrónico.
● Coordinar y gestionar la correspondencia por correo electrónico, incluyendo seguimientos y programación
confirmaciones y comunicación general.
● Mantener registros, archivos, calendarios y documentación organizados.
● Apoyar al liderazgo con tareas administrativas, informes y coordinación diaria.
● Ayudar a garantizar que la oficina funcione de forma fluida y eficiente.
Programación y coordinación
Este puesto desempeñará un papel clave en la coordinación del trabajo de los miembros del equipo de campo y en la garantía
Las inspecciones, remediaciones y proyectos se programan correctamente.
Las responsabilidades incluyen:
● Programar inspecciones, citas de remediación y visitas relacionadas con proyectos para el equipo
miembros.

● Coordinar calendarios y comunicar los detalles de la programación a clientes, empleados,
proveedores y liderazgo.
● Hacer llamadas de seguimiento sobre citas, actualizaciones de proyectos, presupuestos,
Artículos pendientes y preguntas de los clientes.
● Seguimiento de inspecciones próximas, trabajos activos, plazos de proyectos y seguimientos pendientes.
● Comunicar los cambios de horario de forma rápida y profesional.
● Ayudar a mantener los proyectos organizados desde el primer contacto hasta su finalización.
Apoyo a pagar y a cobrar
El Gestor de Oficina ayudará con tareas administrativas básicas relacionadas con la contabilidad para apoyarlas
Facturación, pagos y seguimiento financiero precisos.
Las responsabilidades incluyen:
● Procesar la documentación de cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
● Preparar, enviar y seguir facturas según sea necesario.
● Introduce las facturas de los proveedores, los pagos de los clientes y la información financiera relacionada en el
sistema apropiado.
● Seguimiento de facturas pendientes o preguntas sobre pagos.
● Coordinarse con la dirección, proveedores y clientes en cuanto a facturación y pago
importa.
● Mantener registros financieros precisos y documentación de apoyo.
Seguimiento de inventario y pedidos
Este puesto ayudará a los líderes en el seguimiento del inventario de oficina y operativo para garantizar
Los suministros y materiales están disponibles cuando se necesitan.
Las responsabilidades incluyen:
● Ayudar a controlar los niveles de inventario de suministros, materiales y equipos.
● Ayuda a identificar artículos que necesitan ser repedidos.
● Colocar o coordinar órdenes según las indicaciones del liderazgo.
● Comunicarse con los proveedores sobre la disponibilidad de productos, precios, pedidos y entrega
Plazos.
● Mantener registros organizados de inventario y ayudar con revisiones periódicas de inventario.
Cualificaciones
● Experiencia previa en administración de oficinas, gestión de oficinas, programación y clientes
Se prefiere servicio, o un rol similar.
● La experiencia con los procesos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar es un punto a favor.
● Buenas habilidades de comunicación telefónica, correo electrónico y escrito.

● Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
● Profesional, fiable y detallista.
● Cómodo trabajando con clientes, proveedores, personal de campo y liderazgo.
● Dominio de sistemas informáticos básicos, correo electrónico, calendarios, hojas de cálculo y oficina
software.
● Capacidad para aprender software específico de la empresa, plataformas de planificación, sistemas contables, o
Herramientas de gestión de proyectos.
Habilidades preferidas
● Gran atención al detalle y precisión.
● Capacidad para cumplir con tareas sin recordatorios frecuentes.
● Mentalidad de atención al cliente con un estilo de comunicación calmado y profesional.
● Capacidad para resolver problemas y disposición a tomar la iniciativa.
● Familiaridad con la programación de equipos de servicio de campo, inspecciones, trabajos de remediación,
Los servicios de construcción, restauración o proyectos son útiles.
● Comprensión básica de facturación, facturación, órdenes de compra y coordinación de proveedores.
Entorno de trabajo
Este puesto comienza en oficina, con flexibilidad para teletrabajar ocasionalmente según sea necesario, y
requiere comunicación frecuente por teléfono, correo electrónico y sistemas internos. El Gerente de Oficina
trabajará estrechamente con la dirección, el personal administrativo, los miembros del equipo de campo, los proveedores y
clientes para apoyar las operaciones diarias y la coordinación de proyectos.
Estructura de Reporte
El Responsable de Oficina informará directamente a la dirección de la empresa o a las operaciones designadas
Responsable y trabajará estrechamente con los miembros del equipo en toda la administración, el campo y el proyecto
operaciones.
Candidato ideal
El candidato ideal es alguien que disfrute siendo el centro organizativo de la oficina. Son
cómodo contestando teléfonos, coordinando horarios, haciendo seguimiento con los clientes, apoyando
funciones básicas de contabilidad y ayudar a los líderes a mantenerse organizados. Se enorgullecen de su precisión,
Comunicación y mantener los proyectos y las personas enfocados.