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Project Coordinator Ames

Project Coordinator

Full Time • Ames
Benefits:
  • 401(k)
  • 401(k) matching
  • Bonus based on performance
  • Competitive salary
  • Dental insurance
  • Health insurance
  • Opportunity for advancement
  • Paid time off
  • Training & development
  • Vision insurance
We are seeking a detail-oriented and organized Job File Coordinator to join our team. In this role, you will be responsible for the accurate and timely management of job files, ensuring they are properly documented and tracked throughout the project lifecycle. The ideal candidate will have strong organizational skills, excellent communication abilities, and the capability to handle multiple tasks simultaneously.

Key Responsibilities:

File Management: Create, organize, and maintain job files from start to completion, ensuring all necessary documentation is included and up to date. 
Date Entry: Accurately enter job information into the company's project management platform and maintain data integrity throughout the process.
Coordination: Collaborate with various departments including project managers, finance, and operations to gather and ensure timely receipt of necessary job documents. 
Compliance: Ensure that all job files comply with company policies and any applicable regulations or legal requirements.
Communication: Serve as a point of contact for internal teams and external clients, responding to job-related inquiries and providing status updates.
Documentation: Review job files for accuracy and completeness, including contracts, permits, schedules, and other project-related documents.
Archiving: Properly archive completed job files, both digitally and physically, ensuring they are readily accessible for future reference. 
Reporting: Generate regular reports on job file status, and provide updates to project managers and department heads. 

Position Requirements
  • High school diploma/GED (preferred)
  • At least 1 year of customer service and/or office-related experience 
  • Ability to multitask and to remain detail orientated
  • Must be knowledgeable in relevant computer applications
Skills:
* Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and priorities.
* Excellent written and verbal communication skills
* High attention to detail and accuracy in record-keeping.
* Familiarity with project management software (Preferred but not required)

Personal Attributes
* Ability to work independently and as part of a team
* Strong problem-solving skills and a proactive approach 
* Ability to maintain confidentiality with sensitive information

Essential skills

Importance of phone communication: instant clarity and resolution, personal touch, efficiency, handling sensitive situations, accessibility and adaptability
Team collaboration, or coordination with external partners, strong phone communication skills are not only desirable but essential for success. 
Compensación: $17.00 - $19.00 per hour

Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.





All employees of a SERVPRO® Franchise are hired by, employed by, and under the sole supervision and control of an independently owned and operated SERVPRO® Franchise. SERVPRO® Franchise employees are not employed by, jointly employed by, agents of, or under the supervision or control of Servpro Franchisor, LLC, in any manner whatsoever.

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Información de Empleo de Igualdad de Oportunidades en los EE. UU. (La finalización es voluntaria)

Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.

Se le brinda la oportunidad de proporcionar la siguiente información para ayudarnos a cumplir con el mantenimiento de registros, informes y otros requisitos legales de Igualdad de Oportunidades de Empleo / Acción Afirmativa a nivel federal y estatal.

La finalización del formulario es completamente voluntaria. Cualquiera que sea su decisión, no será considerada en el proceso de contratación o posteriormente. Cualquier información que usted proporcione se registrará y mantendrá en un archivo confidencial.

Si cree que pertenece a alguna de las categorías de veteranos protegidos que figuran a continuación, indíquelo haciendo la selección adecuada. Como contratista del gobierno sujeto a la Ley de Asistencia para el Reajuste de Veteranos de la Era de Vietnam (VEVRAA), solicitamos esta información para medir la efectividad de los esfuerzos de alcance y reclutamiento positivo que llevamos a cabo de conformidad con VEVRAA. La clasificación de las categorías protegidas es la siguiente:

Un "veterano discapacitado" es uno de los siguientes: un veterano de los servicios militares, terrestres, navales o aéreos de los EE. UU. Que tiene derecho a una indemnización (o quién, salvo el pago militar jubilado, tendría derecho a una indemnización) según las leyes administradas por el Secretario de Asuntos de Veteranos; o una persona que fue dada de alta o liberada del servicio activo debido a una discapacidad relacionada con el servicio.

Un "veterano recientemente separado" se refiere a cualquier veterano durante el período de tres años que comienza en la fecha de la descarga o liberación de dicho veterano del servicio activo en el servicio militar, terrestre, naval o aéreo de los EE. UU.

Un "veterano de tiempo de guerra en servicio activo o insignia de campaña" significa un veterano que estuvo en servicio activo en el servicio militar, terrestre, naval o aéreo de los EE. UU. Durante una guerra o en una campaña o expedición para la cual se ha autorizado una insignia de campaña según las leyes. administrado por el Departamento de Defensa.

Un "veterano de la medalla del servicio de las Fuerzas Armadas" significa un veterano que, mientras estaba en servicio activo en el servicio militar, terrestre, naval o aéreo de los EE. UU., participó en una operación militar de los Estados Unidos por la cual se otorgó una medalla de servicio de las Fuerzas Armadas 12985.

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