La responsabilidad principal del coordinador de archivos de trabajo es monitorear los clientes potenciales entrantes desde la conversión al estado de trabajo activo hasta la finalización del trabajo y la facturación al cliente. El Coordinador de Archivos de Trabajo trabajará en estrecha colaboración con Producción para mantener un tablero de trabajo en progreso preciso y auditará la documentación diaria de todos los archivos de trabajo. El coordinador del archivo de trabajo también revisará el alcance, la estimación y la documentación del archivo de trabajo para garantizar que se cumplan todos los requisitos del programa y que todo el trabajo realizado se facture con precisión.

·         Supervise el estado de los archivos de trabajo para garantizar la precisión de toda la documentación de los archivos de trabajo a diario.

·         Comunícate diariamente con los equipos de producción para garantizar que toda la documentación requerida se capture en el sitio en el punto de la tarea.

·         Crear/revisar una estimación basada en el alcance y las fotos del equipo de producción.

·         Mantenga un tablero de trabajo en progreso preciso para todos los prospectos/proyectos activos.

·         Supervise y asegúrese de que se cumplan todos los requisitos del cliente.

·         Mantener la comunicación interna y externa con todos los grupos de interés.

·         Revise las marcas de tiempo y otros puntos de datos para reflejar informes o KPM precisos.

·         Complete y revise la documentación del archivo de trabajo para la carga final y el proceso de auditoría

·         Realice una auditoría interna de todos los proyectos para garantizar que la estimación capture todo el trabajo realizado.

·         Realizar todas las actividades de cierre de trabajo, incluida la coordinación con el equipo de contabilidad para garantizar una facturación adecuada.

·         Ayudar a otros departamentos, según sea necesario.

·         Se requiere diploma de escuela secundaria/GED.

·         Preferiblemente experiencia previa en oficina/estimación.

·         Se requieren habilidades excepcionales de servicio al cliente, habilidades administrativas sólidas y excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.

·         Competencia en el uso de diversas herramientas y tecnologías digitales para completar las tareas laborales de manera eficiente.

·         Se valorará experiencia en el sector de la restauración, la construcción o los seguros.

Este es un papel en gran medida sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, es posible que se requiera alguna presentación. Esto podría requerir la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y doblarse o pararse en un taburete según sea necesario.

Horas normales de trabajo, horas de trabajo adicionales y requisitos de viaje 

Este es un puesto de tiempo completo, con un horario de trabajo que varía entre las 7:00 a.m. y las 5:00 p.m., de lunes a viernes. Este puesto puede requerir más horas y puede ser necesaria cierta flexibilidad en las horas dependiendo de las necesidades del negocio.