La responsabilidad principal del Coordinador de Archivos de Puesto es monitorizar los contactos entrantes desde la conversión hasta el estado activo del puesto hasta la finalización del trabajo y la facturación de clientes. El Coordinador de Archivos de Trabajo trabajará estrechamente con Producción para mantener un tablero de trabajo en progreso preciso y auditar la documentación diaria de todos los archivos de trabajo. Este puesto implica realizar diversas tareas administrativas relacionadas con llamadas a clientes, gestión de trabajos, programación y satisfacción del cliente. El Coordinador de Expedientes de Trabajo también revisará el alcance, la estimación y la documentación del expediente de trabajo para asegurarse de que se cumplen todos los requisitos del programa y que todo el trabajo realizado esté facturado correctamente.

·       Supervisa el estado del expediente de trabajo para garantizar la exactitud de toda la documentación diaria.

·       Comunícate diariamente con los equipos de producción para asegurarse de que toda la documentación requerida se recoge en el lugar en el momento de la tarea.

·       Crear/revisar un presupuesto basado en el alcance y las fotos del equipo de producción.

·       Mantén un tablero preciso de Trabajo en Progreso para todos los prospectos/proyectos activos.

·       Supervisar y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos del cliente.

·       Mantener comunicaciones internas y externas con todas las partes interesadas.

·       Revisa las marcas de tiempo y otros datos para reflejar informes y KPM precisos.

·       Completar y revisar la documentación del expediente de trabajo para la carga final y el proceso de auditoría

·       Realizar auditorías internas de todos los proyectos para asegurar que la estimación abarque todo el trabajo realizado.

·       Realizar todas las actividades de cierre de trabajo, incluida la coordinación con el equipo de contabilidad para garantizar una facturación adecuada.

·       Ayuda a otros departamentos, según sea necesario.
·       Recibe e introduce rápidamente llamadas de contactos y referencias de empleo (Primer Aviso de Pérdida - FNOL) en el sistema, garantizando precisión y integridad.
·  Ofrece un servicio al cliente excepcional atendiendo consultas, resolviendo problemas y manteniendo una actitud amable y profesional al interactuar con los clientes.

·       Se requiere el diploma de secundaria o el GED.

·       Se prefiero experiencia previa en oficina/estimación.

·       Se requieren habilidades excepcionales de atención al cliente, sólidas capacidades administrativas y excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

·       Competencia en el uso de diversas herramientas y tecnologías digitales para realizar tareas laborales de forma eficiente.

·       La experiencia en restauración, construcción o seguros es un punto a favor.

 
 Experiencia y conjunto de habilidades necesarias:

 

Este es un puesto en un entorno de oficina acelerado. Se requiere algo de archivo que requeriría la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y agacharse o ponerse de pie según sea necesario. Capacidad para completar con éxito una verificación de antecedentes sujeta a la legislación aplicable

 

Cada franquicia de SERVPRO® es de propiedad y gestión independiente.